Admissão de subempreiteiros: um processo simples de documentos

Antes de confiar num subempreiteiro, precisa dos dados da empresa e dos documentos que a sua organização exige.

Não existe uma lista universal. Os requisitos mudam com o país, o sector, o tipo de trabalho, o contrato, o cliente e o risco.

Não copie os certificados de outra empresa e assuma que se aplicam a si. Construa um processo repetível em torno dos requisitos que já decidiu ser adequados.

Aqui está um quadro em 10 passos.

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Passo 1. Criar um registo de subempreiteiro#

Crie um registo da empresa com nome, contacto principal e e-mail. Acrescente NIPC, telefone e notas se precisar.

Pode ver o estado dos documentos num só sítio.

Não deixe dados da empresa numa folha de cálculo, ficheiros numa pasta e lembretes no calendário de alguém.

Passo 2. Confirmar o contacto principal#

Os pedidos precisam de um destino. Registe a pessoa que vai responder. Mantenha o nome, o e-mail de trabalho e o telefone actualizados.

Os lembretes não ajudam se forem para alguém que saiu há seis meses.

Passo 3. Decidir que requisitos de documentos se aplicam#

Nem todos os subempreiteiros precisam dos mesmos documentos.

Pode usar tipos como seguro de responsabilidade civil, certidão permanente, certificação ISO, certificação de segurança, alvará de resíduos ou licença de electricista.

São exemplos, não uma lista legal. Decide quais os requisitos que se aplicam, com aconselhamento profissional quando precisar. Depois atribui só esses.

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Passo 4. Definir que informação precisa com cada documento#

O PDF nem sempre chega.

Em alguns requisitos também precisa da data de emissão, da data de validade, do número de referência ou de notas. Alguns documentos não caducam.

Defina isto quando cria o requisito. Não improvise cada vez que alguém envia um ficheiro.

Por exemplo:

Seguro de responsabilidade civil#

• Data de validade: Obrigatória
• Data de emissão: Opcional
• Número de referência: Obrigatório

Certidão permanente#

• Data de validade: Não obrigatória
• Número de referência: Opcional

Uma estrutura consistente torna o acompanhamento mais fácil.

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Passo 5. Enviar um pedido de documentos claro#

Quando souber o que é preciso, diga-o ao subempreiteiro.

Não envie uma mensagem vaga como:

Envie todos os documentos de conformidade.

Torne o pedido específico:

A Example Construction exige os seguintes documentos da ABC Electrical:

• Seguro de responsabilidade civil
• Certidão permanente
• Certificado de segurança

Dê um caminho simples para responder.

O percurso é:

E-mail → ligação segura → envio → confirmação

Não precisam de formação para lhe enviar um ficheiro.

Passo 6. Tornar o envio fácil#

A sua organização escolheu o software. O subempreiteiro não.

Se só enviam ficheiros de vez em quando, pedir-lhes que se registem pode criar atrito sem grande valor.

Num pedido simples, use uma ligação segura. Conseguem ver quem pede, a que subempreiteiro diz respeito, que requisitos precisam de atenção, o estado de cada um e onde enviar. Não é preciso mais.

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Figura 01

Passo 7. Rever cada envio#

Um ficheiro a chegar não significa que o requisito está cumprido.

Um subempreiteiro pode enviar o ficheiro errado, um certificado caducado, um scan ilegível, um certificado de outra empresa, ou algo que não cumpre o seu requisito.

Use um processo de revisão claro.

A aguardar revisão#

O documento chegou. Ainda não há decisão.

Aprovado#

O utilizador autorizado aceitou o envio face ao requisito configurado.

Rejeitado#

O envio não cumpre o requisito e precisa de um substituto.

Se rejeitar um documento, registe um motivo útil.

Por exemplo:

O certificado pertence a outra empresa.

Isso ajuda mais do que:

Rejeitado.

Passo 8. Mostrar o estado actual#

Depois da revisão, cada requisito precisa de um estado operacional claro.

Em falta#

Não existe documento actual aprovado, nem um substituto adequado a aguardar revisão.

A aguardar revisão#

Um envio novo espera uma decisão.

Em dia#

Existe um documento aprovado e não está perto de caducar.

A caducar em breve#

Um documento aprovado aproxima-se da data de validade.

Caducado#

O documento aprovado passou a data de validade e não existe substituto aprovado.

Estes estados tornam o registo fácil de ler. São estados de fluxo de trabalho para os requisitos que configurou. Não são uma determinação de cumprimento legal ou estatutário.

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Passo 9. Começar o acompanhamento de validades de imediato#

A admissão não termina quando aprova o primeiro conjunto de documentos. Alguns desses ficheiros precisam de ser substituídos mais tarde.

É aqui que muitos processos falham. A equipa recolhe tudo no início, guarda numa pasta e deixa de olhar. Depois um certificado caduca.

Se um documento tem data de validade, trate essa data como informação sobre a qual pode agir.

30 dias antes da validade

Marque o requisito como a caducar em breve e peça um substituto.

14 dias antes da validade

Faça seguimento se ainda precisar de um ficheiro.

7 dias antes da validade

Continue o seguimento.

Validade

Actualize o requisito se nenhum substituto aceitável tiver sido aprovado.

A admissão inicia um processo de renovação, não um arquivo pontual.

Passo 10. Conservar o histórico de documentos#

Quando chega um substituto, não substitua o ficheiro anterior. Conserve os envios actuais, anteriores e rejeitados.

Isto é mais claro do que seguro-mais-recente.pdf. Um colega consegue ver o que aconteceu sem procurar e-mails antigos.

A sua lista de admissão de subempreiteiros#

• Criar o registo da empresa e manter o contacto principal actualizado
• Atribuir só os requisitos de documentos que se aplicam
• Definir datas de validade e outros metadados à partida
• Enviar um pedido específico com um caminho de envio simples
• Rever cada envio e aprová-lo ou rejeitá-lo com um motivo
• Acompanhar validades, enviar lembretes e conservar ficheiros anteriores

Se cobrir estas etapas, tem um processo repetível, não só uma lista.

Erros comuns na admissão#

• Recolher todos os documentos possíveis. Fique só com o que realmente precisa.
• Tratar recebido como aprovado. Separe o envio da revisão.
• Guardar datas de validade só dentro de PDFs. Registe datas que possa acompanhar.
• Sobrescrever ficheiros antigos. Uma renovação cria histórico.
• Enviar pedidos a partir de caixas pessoais. O processo fica dependente de uma pessoa.
• Pedir aos subempreiteiros que se registem para um envio ocasional.
• Parar na admissão. Um certificado que aprova hoje pode caducar no próximo ano.

O que a sua equipa pode ver quando a admissão termina#

Abra o subempreiteiro e veja um estado simples:

6 de 6 requisitos satisfeitos.

Ou:

5 de 6 satisfeitos. Seguro de responsabilidade civil a aguardar revisão.

Ou:

Acção necessária. Certificado de segurança em falta.

Os utilizadores não precisam de seis PDFs e três caixas de correio para ver a posição actual.

Da lista de admissão ao fluxo contínuo#

Uma lista ajuda a lembrar os passos. Um sistema de gestão de documentos pode manter esses passos ligados.

Figura 02

O Valar segue um processo simples: adicionar um subempreiteiro, definir os documentos exigidos, enviar um pedido seguro, receber envios, rever submissões, acompanhar validades e pedir substitutos.

Os subempreiteiros não precisam de se registar só para enviar os documentos pedidos.

A sua organização continua a decidir que documentação exige e se um envio é aceitável. O Valar organiza o fluxo em torno dessas decisões.

A admissão é o início do acompanhamento de documentos, não a última vez que alguém olha para os ficheiros.

Créditos das fotos#

• Foto 01 de American Public Power Association
• Foto 02 de Campaign Creators
• Foto 03 de John Schnobrich
• Foto 04 de Kelly Sikkema
• Foto 05 de Eric Rothermel