Lista de documentos de subempreiteiros: o que recolher e manter actualizado?

Que documentos precisa de um subempreiteiro?

Parece uma pergunta simples. Não existe uma lista universal.

Os documentos que importam mudam com o país, o sector, os contratos, o tipo de trabalho e os seus próprios procedimentos de risco.

Um empreiteiro de construção pode exigir documentos irrelevantes para uma empresa de gestão imobiliária. Os requisitos de um electricista podem diferir dos de uma empresa de limpeza.

Não copie a lista de outra empresa. Construa um quadro repetível para a sua organização.

Este artigo trata de documentação da empresa, não de registos de trabalhadores individuais.

É um ponto de partida operacional. Não é aconselhamento jurídico nem uma declaração do que a sua organização está legalmente obrigada a recolher.

Foto 01

1. Identificação da empresa#

Comece pela informação que diz exactamente com que entidade está a lidar.

Pode incluir:

• denominação legal;
• nome comercial;
• NIPC;
• número de IVA;
• sede;
• contacto principal;
• e-mail; e
• telefone.

Isto parece básico. Identificação consistente importa quando os documentos começam a chegar.

Um certificado de uma empresa com nome parecido não pode ser aceite no registo errado.

2. Documentos de seguro#

Os certificados de seguro são dos documentos mais acompanhados.

A cobertura e a prova que pede dependem do contrato, da jurisdição, da seguradora e do trabalho.

Do ponto de vista da gestão, informação útil pode incluir:

• tipo de documento;
• referência da apólice ou do certificado;
• data de emissão;
• data de validade;
• data de recepção;
• estado da revisão; e
• versões anteriores.

A pergunta operacional não é só:

Temos um PDF de seguro?

É:

Temos o documento actual que satisfaz o requisito que a nossa organização definiu?

3. Registos e licenças da empresa#

Alguns subempreiteiros precisam de alvarás, licenças ou autorizações ligadas ao trabalho.

Quando se aplicam, mantenha o requisito explícito.

Informação útil pode incluir:

• tipo de licença ou registo;
• entidade emissora;
• número de referência;
• data de emissão;
• data de validade; e
• documento actual.

Alguns registos não caducam. Outros precisam de renovação periódica.

O processo tem de servir os dois casos. Não assuma que todos os documentos têm data de validade.

4. Certificações de qualidade, segurança ou sector#

A sua organização pode exigir prova de certificações ou acreditações.

Exemplos:

• certificações de gestão da qualidade;
• certificações ambientais;
• certificações de saúde e segurança;
• acreditações de ofício; ou
• certificações de cliente.

O software não decide se isto é legalmente obrigatório.

A sua organização decide o que se aplica.

O processo de documentos torna visível se a prova pedida chegou, foi revista e se mantém actual.

5. Documentação específica do cliente ou do contrato#

Por vezes um documento é exigido não porque a lei o diz, mas porque a sua organização, o cliente ou o contrato o exigem.

Esta distinção importa.

Uma boa lista não contém só documentos genéricos do sector.

Também lhe dá forma de acrescentar os documentos que a sua organização espera.

Para cada requisito, defina:

• que documento é exigido;
• a que subempreiteiros se aplica;
• o que o subempreiteiro deve enviar;
• se precisa de data de emissão;
• se precisa de número de referência;
• se precisa de data de validade;
• quem revê; e
• o que acontece quando caduca.

Isto transforma uma lista num processo.

Uma lista é só o início#

Muitas empresas conseguem criar uma lista. O problema vem a seguir.

Imagine seis documentos por subempreiteiro e 80 subempreiteiros activos.

São potencialmente 480 requisitos.

Alguns nunca caducam. Alguns caducam todos os anos. Alguns são substituídos cedo. Alguns chegam com informação incorrecta. Alguns são rejeitados. Alguns são pedidos várias vezes até haver resposta.

O desafio deixa de ser:

De que documentos precisamos?

Passa a ser:

Qual é o estado actual de cada requisito agora?

É aqui que as folhas de cálculo se tornam difíceis de manter.

Use estados claros#

Pode olhar para qualquer requisito e perceber o que está a acontecer.

Figura 01

Um modelo simples:

Em falta#

Não existe documento actual aceitável.

A aguardar revisão#

Foi enviado um documento. A sua equipa ainda não o aprovou nem o rejeitou.

Em dia#

O documento foi aprovado e não está perto de caducar.

A caducar em breve#

O documento aprovado aproxima-se da data de validade.

Caducado#

A data de validade passou e não existe substituto aprovado.

São estados operacionais.

Não são uma determinação legal de que o subempreiteiro cumpre todas as leis ou obrigações contratuais que se possam aplicar.

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Não sobrescreva documentos anteriores#

Quando chega um certificado novo, é tentador substituir o ficheiro antigo.

A pasta fica arrumada. Também perde histórico útil.

Um melhor registo conserva:

• o documento antigo;
• quando foi enviado;
• a validade anterior;
• o substituto;
• quando o substituto chegou; e
• a decisão de revisão de cada envio.

Se alguém perguntar que documento tinha há seis meses, não precisa de reconstruir a resposta a partir de e-mails arquivados.

Decida quem é dono da revisão#

Receber um documento não significa que o requisito está satisfeito.

Defina quem decide se um envio é aceitável.

O fluxo deixa claro se um documento está:

• a aguardar revisão;
• aprovado; ou
• rejeitado.

Se for rejeitado, registe o motivo.

Isto dá ao subempreiteiro informação útil para o substituto e dá à sua equipa um registo do que aconteceu.

Acompanhe a validade desde a aprovação#

Uma data escondida dentro de um PDF não ajuda.

Quando um documento com validade é aprovado, a data passa a fazer parte do acompanhamento.

Pode então identificar:

• o que caduca dentro do período de aviso;
• o que já caducou; e
• o que já tem substituto enviado.

Sem esta distinção, as equipas continuam a pedir documentos depois de o substituto ter chegado.

Faça das renovações o mesmo fluxo#

O ciclo de vida não termina na aprovação.

Figura 02

Um modelo mais útil:

Requisito criado

→ Documento pedido

→ Documento enviado

→ Revisão

→ Aprovado

→ Validade a aproximar-se

→ Substituto pedido

→ Substituto enviado

→ Revisão outra vez

Cada renovação vira outra versão no histórico, não uma conversa de e-mail desligada.

Uma lista prática para começar#

Para cada subempreiteiro, considere se a sua organização precisa de acompanhar alguma destas categorias:

Dados da empresa

• Denominação legal ou comercial
• NIPC
• Informação de IVA
• Contacto principal

Seguro

• Certificados de seguro relevantes
• Referências
• Datas de emissão e validade, quando se aplicam

Registos e licenças

• Registos da empresa aplicáveis
• Alvarás
• Autorizações profissionais

Certificações

• Qualidade
• Ambiente
• Segurança
• Acreditações do sector

Requisitos da organização

• Outra prova ao nível da empresa exigida por contratos, clientes ou procedimentos internos

Depois defina quais destes requisitos se aplicam a cada subempreiteiro.

Isto é mais útil do que tratar todos da mesma forma.

Da lista ao acompanhamento contínuo#

A melhor lista não é a que tem mais itens.

É a que a sua equipa consegue manter actual.

O Valar deixa a organização definir os seus próprios requisitos de documentos da empresa, pedi-los aos subempreiteiros e acompanhar cada requisito no envio, na revisão, na validade e na renovação.

Os subempreiteiros não precisam de se registar. Recebem uma ligação segura com o que precisa de atenção e podem enviar os documentos pedidos.

A sua organização decide o que exige e se um documento é aceitável.

O Valar organiza o processo administrativo em torno dessas decisões.

Se está a pôr um subempreiteiro novo nos livros, use a lista de admissão. Para o fluxo mais amplo, veja como gerir documentos de subempreiteiros sem folhas de cálculo.

Foto 03

Créditos das fotos#

• Foto 01 de Campaign Creators
• Foto 02 de Kelly Sikkema
• Foto 03 de Aron Visuals